Pengertian, Keuntungan, dan Kekurangan Arsip Digital (Digital Files)

Pengertian Arsip Digital

Arsip digital atau kadang-kadang juga disebut arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan ke dalam bentuk digital. Data arsip elektronik ini ada bermacam-macam jenisnya, misalnya ada yang berbentuk tulisan, foto, peta, suara, dan video.

Mengubah arsip hardcopy (kertas) menjadi softcopy (file) biasanya disebut dengan istilah digitalisasi arsip, atau kadang-kadang disebut juga komputerisasi kearsipan. Naskah hardcopy diubah menjadi softcopy dengan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical drive.

Keuntungan Arsip Elektronik

Keuntungan atau manfaat dari penggunaan arsip elektronik, antara lain :
1. Cepat ditemukan2. Lebih fleksibel
2. Pencarian lebih mudah
3. Kemungkinan file hilang kecil
4. Hemat tempat
5. Mengarsip secara digital
6. Transfer dokumen lebih mudah
7. Meningkatkan keamanan
8. Mudah dalam recovery data

Kerugian Arsip elektronik

Hal yang perlu menjadi bahan pertimbangkan bagi organisasi sebelum melakukan digaitalisasi arsip adalah:
1. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para hacker yang tak bertanggung jawab. Mereka juga kadang-kadang bisa mengubah, mengganda, atau menghapus file yang disimpan.
2. Keterbatasan jaringan Lokal Area Network (Lan) dapat menjadi suatu gangguan atau hambatan dalam mengakses arsip yang dibutuhkan.
3. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.