Asas-Asas Pengelolaan Arsip

Kegiatan pengelolaan arsip dalam organisasi dapat dilakukan dengan beberapa pilihan asas. Pilihan-pilihan ini tentu saja didasarkan pada kondisi dan kebutuhan kantor yang bersangkutan.

Adapun asas-asas penyelenggaraan kearsipan ada 3, yaitu:

1. Asas Sentralisasi

2. Asas Desentralisasi
3. Asas Desentralisasi Terkendal (Gabungan)

Selanjutnya mari kita bahas tentang pengertian dan keuntungan penyelenggaraan masing-masing asas tersebut dengan lebih mendetail.

A. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi yaitu kegiatan pengelolan arsip yang dilakukan secara terpusat (sentral) pada unit kearsipan. Seluruh penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.

Keuntungan dari penggunaan asas sentralisasi adalah:
1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur
2. Resiko arsip hilang menjadi kecil karena arsip dikelola oleh tenaga khusus (profesional) dibidangnya
3. Penggunaan ruangan dan peralatan menjadi lebih efisien dan efektif
4. Meminimalisir adanya arsip ganda karena akan segera diketahui apakah arsip tersebut asli atau duplikasi
5. Kegiatan penyusutan arsip lebih mudah dan terprogram
6. Memudahkan pengawasan

B. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh masing-masing unit/bagian dalam organisasi.

Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi adalah:
1. Unit kerja dapat menggunakan sistem kearsipan sesuai dengan bidang pekerjaannya
2. Proses kerja akan lebih lancar karena arsip dapat lebih mudah ditemukan
3. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan karena di setiap unit terdapat bagian arsip.

C. Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Asas desentralisasi terkendali (gabungan) yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi. Pada asas ini, pengelolaan arsip aktif dilakukan oleh setiap bagian/unit, sedangkan untuk pengelolaan arsip inaktif diserahkan kepada pusat sentral arsip/unit kearsipan.

Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi terkendali adalah:
1. Adanya keseragaman prosedur dan tata kerja
2. Proses kerja menjadi lebih lancar karena arsip aktif berada di unit/bagian masing-masing
3. Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
4. Memudahkan pengawasan dan pembinaan